Стандартная пятидневка не создает проблем для автоматики: сотрудник вошёл в 9:00, вышел в 18:00, СКУД зафиксировал интервал, а 1С без ошибок посчитала часы. Но стоит бизнесу перейти на сменный график, плавающие перерывы или ночные дежурства, как выстроенная система рушится. Турникет честно отмечает пересечение границы, но он полностью слеп относительно кадровых договоренностей. 

Попытки решить проблему локально обычно приводят к двум крайностям: кадровики начинают дублировать графики или полностью отказываются от автоматики в пользу ручного учёта. Оба пути ведут к колоссальным скрытым потерям бизнеса:

• переплаты за ночные и сверхурочные часы из-за путаницы в сутка;
• долгая сверка перед каждым расчетом зарплаты;
• выгорание персонала из-за ложных опозданий и прогулов;
• подрыв лояльности сильных сотрудников.

Ниже мы разберем пошаговый алгоритм: как объединить логику 1С и физические данные СКУД в единый механизм.

СКУД фиксирует только время прохода сотрудника: например, вход в 7:55 и выход в 20:10. Без дополнительных правил система не понимает, какая часть этого времени относится к основной смене, а какая — к ночной работе, переработке или другому виду времени. 

Поэтому  нужно связать графики сотрудников из 1С с правилами учета рабочего времени. Для каждого графика укажите время смены, ночные часы, сокращенные и предпраздничные дни и интервалы между работой. Например, сотрудник работает с 8:00 до 20:00. В настройках указывают, что этот интервал считается обычной сменой, а работа после 20:00 относится к ночным часам.

Далее нужно задать правила, по которым система будет разбирать данные о проходах. Для сменных, скользящих и нестандартных" графиков в системе есть два инструмента.

Небольшое смещение смены 

Для гибких графиков можно установить допустимое отклонение от начала рабочего дня. Например, можно задать лимит отклонения от планового начала смены в разрезе организации или подразделения. Например, лимит 50 минут: если сотрудник пришёл в пределах этого интервала, система сдвигает смену целиком, чтобы план и факт совпали. 

Такой подход помогает отделить реальное нарушение от нормальной работы по гибкому графику.

Индивидуальные графики по данным СКУД

Для каждого сотрудника система сначала загружает плановые смены из 1С, а затем сопоставляет их с фактическими проходами. PROSTO: СКУД объединяет эти данные в одном месте. Поэтому кадровику или бухгалтеру не нужно вручную переносить время проходов и сравнивать несколько таблиц. Основную работу выполняет система, а специалист разбирает только исключения.

После настройки PROSTO: СКУД регулярно получает данные о проходах сотрудников и сравнивает их с графиками из 1С. Система определяет обычные рабочие часы, ночную работу, опоздания, работу вне установленного графика, отсутствие проходов в рабочий день.

При расчете также учитываются документы, которые уже оформлены в 1С. Например, отпуск, больничный или командировка не должны ошибочно отображаться как прогул.
На основе этих данных формируется информация для табеля.

После настройки PROSTO: СКУД выполняет основную сверку автоматически. Кадровики и бухгалтерия видят расхождения между планом и фактом, проверяют только спорные дни и используют готовые данные для учета рабочего времени.