Как внедряем систему интеграции СКУД и 1С: от идеи до результата

По нашему опыту, табельщик тратит до четырех дней на сведение данных из СКУД и 1С, бухгалтерия находит ошибки в зарплате из-за неточного учета времени, а руководители подразделений отвлекаются от основных задач на контроль табелей.
Если вам знакома эта ситуация, значит пора внедрять интеграцию СКУД и 1С.
Как проходит внедрение PROSTO:СКУД — от первого звонка до промышленной эксплуатации системы, рассказываем в этой статье.

До 100 сотрудников — можете обойтись без интеграции. Табели еще реально свести вручную, а ошибки не критичны для бюджета.

300−500 сотрудников — интеграция уже необходима. Ручная работа с табелями съедает ресурсы, растут финансовые потери от неточного учета времени.

1500+ сотрудников — без интеграции компания теряет сотни тысяч рублей ежемесячно. Наши клиенты на таких предприятиях снижали финансовые потери более чем
на 560 000 рублей в месяц.

Оценка основана на практике внедрений и объеме операций по учету рабочего времени.

Совет: чем раньше начнете внедрять интеграцию, тем проще пройдет процесс. На большом предприятии с устоявшимися процессами перестройка потребует больше усилий.

Если в компании есть собственная команда 1С-разработчиков и аналитиков,
можно рассмотреть типовое решение от производителя СКУД и доработать его под свои процессы. Многие такие решения поставляются с открытым кодом, поэтому команда сможет адаптировать систему под требования бизнеса и в дальнейшем поддерживать ее самостоятельно.

Если внутренних ресурсов нет, а со стороны производителя доступен только API, разработка и поддержка интеграции могут потребовать дополнительных затрат на проектирование, реализацию и сопровождение. В таком случае компании чаще привлекают внешнего подрядчика.

Выбирают из следующих вариантов:

При выборе подрядчика уточните, есть ли у него опыт работы с вашей СКУД, кто будет отвечать за поддержку после запуска и насколько решение можно масштабировать при изменении бизнес-процессов.

Процесс начинается с демонстрации системы. Показываем, как PROSTO:СКУД решает задачи учета рабочего времени, формирует отчеты и интегрируется с конфигурацией 1С и СКУД клиента.

Вместе заполняем анкету проекта, где фиксируем:

• Текущие бизнес-процессы учета времени.
• Используемые СКУД и конфигурации 1С.
• Количество точек доступа и сотрудников.
• Особенности графиков работы.
• Цели внедрения и ожидаемые результаты.

На основе анкеты формируем техническое задание и рассчитываем стоимость проекта.
Если понимаем, что функциональный разрыв большой, то предлагаем провести полноценное предпроектное обследование, в рамках которого формируем ТЗ и ЧТЗ (частное техническое задание).
Далее заключаем договор и переходим к внедрению

Внедрение — обоюдный процесс. С нашей стороны в проекте обычно участвует РП, аналитик, разработчик. Со стороны заказчика тоже нужна команда:

Руководитель проекта заказчика — координирует работу, принимает решения, контролирует сроки.
Бизнес-аналитик (желательно) — фиксирует текущие процессы, опрашивает ключевых пользователей, помогает спроектировать будущую схему работы.
Системный администратор — настраивает техническую инфраструктуру, обеспечивает доступы.
1С-разработчик (желательно) — помогает с настройкой на стороне 1С и дальнейшим сопровождением системы.

Эти сотрудники должны быть частично освобождены от других задач минимум на 25−30% времени на период внедрения.

Наш аналитик фиксирует текущие процессы учета рабочего времени и занесения данных сотрудников в СКУД, отмечает дополнительные задачи которые не вошли в первоначальный контур проекта:

• Как выстроен процесс выдачи карт и актуализации прав доступа.
• Как сейчас ведутся табели.
• Кто когда, куда и какие данные заносит.
• Какие отчеты и для кого формируются.
• Где возникают узкие места и ошибки.

Вместе проектируем будущую схему работы с учетом возможностей PROSTO:СКУД.
Проекты схем и описания бизнес-процессов обязательно верифицируем с бизнесом — проверяем, решают ли они поставленные задачи. 
Также на этом этапе важно определиться с фокус-группой сотрудников, на данных которых позднее будем проводить опытную эксплуатацию.

Команда клиента готовит тестовый контур, в который, как правило, входит тестовая копия базы 1С и копия базы СКУД.

Затем устанавливаем модуль интеграции в подготовленную базу 1С. PROSTO:СКУД работает «из коробки» с 1С: ЗУП 3.1, 1С:ERP, 1С:КА 2, 1С:ЗКГУ. Для других конфигураций выполняем адаптацию или полностью новую разработку.

Настраиваем подключение к СКУД. Наш продукт поддерживает интеграцию с популярными на рынке СКУД, в том числе: RusGuard, Sigur, Parsec, Perco, Болид, Gate. Можем написать интеграцию для вашей СКУД.

Настраиваем правила обмена и обработки данных с учетом согласованных процессов и политики кадрового учета компании:

• Саму интеграцию между СКУД и 1С с учетом описанных процессов.
• Алгоритмы определения опозданий и переработок.
• Обработку сложных графиков работы.
• Правила округления времени.
• Исключения для отдельных категорий сотрудников.

Импортируем данные из СКУД по выбранной ранее фокус-группе сотрудников за один из уже закрытых периодов.

Заполняем табель рабочего времени с учетом выполненных настроек системы, готовим информацию по отчетам системы, фиксируем «тонкие» моменты для дальнейшего обсуждения.

Привлекаем бизнес-пользователей (табельщиков/кадровиков/линейных руководителей/сотрудников ИТ-отдела) для проверки системы на реальных данных. Они лучше других знают особенности учета времени в компании и могут выявить проблемы на раннем этапе.

Проводим тестовые показы:

• Организуем обучение для каждой из групп пользователей на примере сотрудников фокус-группы и согласно процессам, утвержденным в рамках проекта.
• Сравниваем результаты автоматической и ручной обработки.
• Выявляем расхождения и настраиваем правила учета рабочего времени и интеграции, если это требуется.

Далее определяем период самостоятельного тестирования бизнес-пользователями по предоставленным сценариям и записям встреч обучения. Как показала наша практика, пользователям компании гораздо проще анализировать данные и работать с системой на примере своих сотрудников, а не абстрактных тестовых данных.

Чаще всего именно на этом этапе появляется «вау-эффект». Пользователи понимают, что табель формируется в два раза быстрее и узнают, сколько ошибок допускали табельщики из-за влияния человеческого фактора. Так мы получаем первых лояльных пользователей, которые помогают внедрению системы, продвигают ее внутри вашей компании.

Только после успешного тестирования переходим к промышленной эксплуатации.

Для крупных компаний рекомендуем поэтапный запуск по подразделениям или юридическим лицам. Это позволяет:

• Отработать процессы на небольшой группе пользователей.
• Получить обратную связь и внести корректировки.
• Снизить риски при масштабировании на всю компанию.

Начинаем с подразделения, где процессы учета времени наиболее стандартные. После успешного запуска переходим к более сложным случаям. Но бывает и наоборот, когда клиент понимает и готов к сложностям в начале проекта и более простому масштабированию.

Переносим проект в продуктивный контур, синхронизируем данные всех организаций, подразделений и сотрудников со СКУД. Согласовываем и настраиваем политику учета рабочего времени по всей компании клиента. Загружаем события СКУД и формируем данные для анализа также за уже закрытый ранее период.

В ходе промышленной эксплуатации наша команда отвечает на вопросы пользователей, мониторит обмены данными, выполняет дополнительные настройки если они требуются.

По окончании этапа проводим общее ретро с командой и бизнес-пользователями клиента, на котором фиксируем результаты проекта и определяем дальнейшие шаги.

После запуска системы заключаем договор технической поддержки на первые 2−3 месяца. Это критически важно — система должна заработать полноценно, а пользователи  до конца освоить новые процессы.

Техподдержка включает:

• Консультации по работе с системой.
• Обработку инцидентов и ошибок.
• Доработки функционала по результатам эксплуатации.
• Дополнительное обучение пользователей.

Через 3-6 месяцев после внедрения наши клиенты получают:

• В 4 раза сокращение времени на составление табелей за счет автоматической загрузки данных.
• 100% контроль переработок и опозданий с автоматическим определением типа отклонений.
• Снижение ФОТ на 5-7% за счет корректного учета переработок и недоработок.
• Исключение человеческого фактора при заполнении табелей.
• Освобождение ресурсов руководителей для решения бизнес-задач.

Внедряя PROSTO:СКУД, вы получаете задел на будущее — продукт постоянно развивается и обновляется.

Можете расширить возможности системы продуктами экосистемы Programming Store:

FaceReg — система планирования и учета рабочего времени сотрудников — исключает передачу пропусков, повышает безопасность.

zool.ai — система видеоаналитики для контроля соблюдения трудовой дисциплины и техники безопасности.

Все продукты интегрируются между собой и с PROSTO:СКУД, создавая единую систему управления персоналом.

Сколько времени занимает внедрение?

Для компании до 500 сотрудников, стандартной конфигурации 1С и типовых процессов — 4-6 недель. При необходимости доработок — от 2-3 месяцев.

Нужно ли останавливать работу на период внедрения?

Нет. Система внедряется параллельно с основными процессами. Переход происходит только после полного тестирования.

Что если наша СКУД не поддерживается?

Разработаем индивидуальный модуль интеграции. У нас есть опыт работы с различными системами контроля доступа.

Как быть со сложными графиками работы?

PROSTO:СКУД поддерживает любые графики — сменные, переходящие через сутки, индивидуальные, гибкие. Настраиваем правила под ваши особенности.

Проект внедрения интеграции СКУД и 1С требует профессионального подхода и глубокой экспертизы. Мы прошли этот путь с десятками компаний и знаем, как избежать типичных ошибок.

Свяжитесь с нами для получения демонстрации системы и расчета стоимости проекта. Расскажем, как PROSTO:СКУД решит задачи учета рабочего времени именно в вашей компании.