Как учитывать рабочее время по СКУД и избежать штрафов ГИТ

Дата публикации: 26.06.2026 
Время прочтения: ~ 7 минут 
Автор: Гульнара Гайсина, HRD Programming Store

СКУД помогает контролировать доступ на территорию и собирать данные о присутствии сотрудников. Но использовать эти данные для автоматического заполнения табеля рискованно. Система фиксирует время входа и выхода, а не фактически отработанные часы.

Если переносить данные СКУД в табель без дополнительной проверки, компания может сама зафиксировать нарушения трудового законодательства, например, регулярные переработки сотрудников. И даёт повод судам взыскать оплату за сверхурочные.

Как обновить кадровые регламенты, учесть новые лимиты переработок и использовать возможности PROSTO: СКУД, чтобы получить точный табель, исключить переплаты из ФОТ и защититься от претензий инспекции по труду — рассказали в статье.

Оформление табеля учёта рабочего времени, согласно ст. 91 ТК РФ — это обязанность работодателя. Суды исходят из презумпции трудовой деятельности: если человек находился на территории предприятия, предполагается, что он работал, пока не доказано обратное. 

Это означает, что доказывать всегда приходится компании. Если данные турникета показывают систематические задержки сотрудников после смены, суд может взыскать оплату этих часов как сверхурочных. 

Подобные споры решаются не произвольно — они опираются на конкретную нормативную базу. Ответственность и порядок учёта рабочего времени закреплены в следующих документах:

• Трудовой кодекс РФ (главы 15−16).
• Постановление Госкомстата № 1 (формы Т-12 и Т-13).
• Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных».

Чтобы данные СКУД имели юридическую силу и стали легитимным инструментом, нужно закрепить их использование в локальных документах компании.

Обязательно разработайте и утвердите:

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
• Положение об учёте рабочего времени.
• Положение о персональных данных.

Табель учёта рабочего времени остаётся главным первичным документом. Отчёт из СКУД сам по себе его не заменяет.

Правила оформления табеля учета рабочего времени требуют обязательных реквизитов: ФИО, должность, табельный номер, отработанные часы, причины отсутствий и подписи ответственных лиц.

• Источник: Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1

Данные СКУД служат основанием для заполнения табеля. Судебная практика показывает, что при расхождениях приоритет отдают правильно оформленному табелю. Однако стоит помнить, что при фиксации переработок и выходов в выходные для судов и ГИТ данные могут стать основанием для разбирательств. Суды оценивают все же оценивают данные в совокупности с другими документами. 

При расхождениях табеля с фактическими данными (например, с графиком сменности или данными СКУД), работодателю необходимо доказать достоверность сведений. 

Для настройки регулярной сверки и выгрузки лучше всего использовать следующие подходы:

• Интеграция с системами контроля (СКУД): настройте автоматическое сопоставление данных пропускной системы (турникетов) с часами, проставленными в табеле.
• Электронный документооборот (ЭДО) для быстрой передачи и согласования данных применяйте системы ЭДО. Источник

Интеграция СКУД и табеля обнажает реальную картину, которая часто противоречит ограничениям ТК РФ. Работодателю необходимо тщательно контролировать три аспекта.

Лимиты сверхурочных

С 1 сентября 2026 года в силу вступят поправки в ч. 6 ст. 99 Трудового кодекса.  Максимальный лимит переработок составит 240 часов в год, но только при условии фиксации этого в коллективном договоре. Для вредных производств и при отсутствии договора лимит — 120 часов. Если с начала календарного года в табелях накопится 130 часов — это почти наверняка станет предметом претензий ГИТ и может привести к штрафу.

Две смены подряд

Статья 103 ТК РФ запрещает работу в течение двух смен подряд. Если сменщик не вышел, а текущий сотрудник остался на вторые сутки, турникет зафиксирует 24 часа. Это грубое нарушение режима отдыха: допускается не более четырех сверхурочных часа. 

Работа в выходные дни

Вызов на работу в выходной требует письменного согласия и отдельного приказа. Если человек пришел на объект в субботу доделать отчёт, СКУД это отметит. Без приказа эти часы либо приведут к спорам с работником, либо к претензиям ГИТ.

Регуляция ТК РФ

• Переработки — только с письменного согласия сотрудника и в пределах норм (ст. 99 ТК РФ). Сверхурочные оплачиваются в повышенном размере.
• Работа в выходные и праздники — двойная оплата или отгул.
• Ночные часы (с 22:00 до 6:00) — повышенная оплата.

СКУД обрабатывает персональные данные (ФИО, время проходов, иногда биометрию). Это требует соблюдения 152-ФЗ и 572-ФЗ.  

Если вы используете обычные карточки достаточно:

• Назначить ответственного за обработку персональных данных.
• Разработать политику обработки и защиты данных.
• Ограничить доступ к системе (роли, логи аудита).

При использовании биометрии — отпечатков пальцев, сканеров лица — требуется письменное согласие по специальной форме. Напомним, что судебная практика 2026 года подтверждает: если система идентифицирует человека по физиологическим параметрам, то это биометрия. 

Чтобы интеграция СКУД не привела к системным нарушениям и штрафам, используйте специализированное ПО. PROSTO:СКУД — решение, которое интегрируется с разными системами контроля доступа (RusGuard, Sigur, Parsec, Perco и другими) и 1С. Оно автоматизирует передачу данных из СКУД в кадровый учёт:

• Приоритет графика 1С. Система накладывает фактические проходы на плановый график сотрудника. Если смена длится 8 часов, а человек провёл на объекте 10 часов, PROSTO: СКУД затабелирует 8 часов. Дополнительные два часа станут легальной переработкой только в том случае, если HR заведёт в 1С приказ на сверхурочные.
• Блокировка доступа. Если у сотрудника выходной или отпуск, система может блокировать его пропуск. Это исключает несанкционированные переработки и защищает от нарушений.
• Контроль лимитов. Встроенные отчёты позволяют HR-отделу отслеживать накопленные сверхурочные часы (120 или 240) и заранее блокировать привлечение к работе тех, кто исчерпал лимит.

Кейсы компаний подтверждают, что после внедрения время на сверку и заполнение табеля сокращается в 4 раза, а риски ошибок и штрафов исчезают.

Автоматизация табеля через СКУД — эффективный инструмент экономии ФОТ и повышения дисциплины. Однако проект интеграции должен начинаться не с ИТ-отдела, а с аудита кадровых документов и текущих процессов компании.

Можно ли полностью отказаться от бумажного табеля и использовать только данные СКУД?
Нет. СКУД фиксирует только проходы, а табель — юридически значимый документ, где должны учитываться графики, отпуска, больничные, командировки и приказы.

Достаточно ли логов СКУД, чтобы уволить сотрудника за прогул?
Нет. Нужны акты об отсутствии, служебная записка, объяснительная или акт об отказе и корректный табель.

Можно ли опираться только на СКУД при начислении переработок и работы в выходные?
Нельзя. Факт выхода должен быть оформлен приказом и согласием сотрудника, а данные СКУД подтверждают часы работы.

Нужны ли отдельные согласия сотрудников на СКУД и биометрические пропуска?
Для обычных карт достаточно прописать обработку персональных данных в локальных актах и политике по 152‑ФЗ; для биометрии (лицо, отпечаток) требуется отдельное письменное согласие и альтернативный способ прохода.