Контроль рабочего времени сотрудников: как организовать правильно и сократить свои расходы

Сотрудники косячат? Опаздывают? Показатели эффективности ползут вниз? Значит, пришла пора наводить порядок в коллективе.

И это не только про закручивание гаек, выговоры и увольнения. Часто достаточно выявить «слабое звено», чтобы работа всего коллектива наладилась. Но чтобы устранить места просадки, надо их обнаружить. Для этого нужен контроль рабочего времени сотрудников. Давайте разберемся, какие существуют способы контроля и учёта.

Контроль можно организовать по-разному. Выбор метода зависит от задач организации, от того, что важно руководителям, а также от бюджета и готовности вкладываться в автоматизацию контроля и учета рабочего времени сотрудников.

Идём от простого к сложному:

• табели в виде Excel-таблиц;
  
• журналы присутствия ― размещаются при входе на территорию предприятия, сотрудники, приходя и уходя с работы, ставят подписи в соответствующих графах;
  
• видеонаблюдение и аудиозапись;
  
• CRM-системы;
  
• тайм-трекеры и приложения для контроля работы на компьютере;
  
• системы контроля и управления доступом ― в разных конфигурациях, в т. ч. с применением биометрии.

Но есть ещё один важный вопрос, на который надо ответить себе до выбора и внедрения конкретной системы.

Существуют несколько уровней контроля рабочего времени:

• контроль времени, проведенного на рабочем месте ― характерен для госучреждений, где сложно оценить KPI сотрудника какими-то количественными показателями;

• контроль эффективности сотрудника вне зависимости от затраченного им времени и графика работы ― используется для проектной работы, где главное — решить задачу и уложиться в дедлайн;

• комбинация контроля продолжительности рабочего времени и того, что делает сотрудник на рабочем месте ― используется в большинстве крупных организаций и предприятий.

Выбор зависит от системы организации бизнес-процессов и труда в организации:

• график работы — строго нормированный день или гибкий;
  
• необходимость контроля рабочих процессов на компьютерах сотрудников;
  
• характер работы сотрудников ― разъездной или стационарный;
  
• работают ли все сотрудники в офисе или есть удаленщики в штате;
  
• методика оценки KPI сотрудников.

Если вы только начинаете наводить порядок в коллективе, то логично на первом этапе внедрить контроль продолжительности рабочего времени. Вы увидите, кто регулярно опаздывает, задерживается с перерыва или уходит раньше, кто не справляется со своими обязанностями и часто задерживается в офисе.

На основе этих данных уже можно повысить трудовую дисциплину, а также подумать о корректировке должностных обязанностей и системы оплаты труда.

Второй логичный шаг — внедрение контроля эффективности работы сотрудников. В этом случае обычно отталкиваются от ключевых показателей, формирующих KPI работника.

Например, в неделю необходимо сделать 30 холодных звонков, отправить 10 КП, заключить 5 договоров. Для контроля эффективности проверяем, чем занимается сотрудник в рабочее время: прямыми обязанностями в течение всего рабочего дня каждый день или работает неритмично и выполняет норму в последний момент.

Если обнаруживаем второй вариант, то это отлично! Здесь скрыт большой потенциал: норматив нуждается в доработке, а сотрудник в контроле. Установив реальный норматив и контролируя работу сотрудника, мы неминуемо повысим эффективность и прибыль организации.

Теперь давайте рассмотрим способы контроля подробнее и разберём плюсы и минусы каждого.

Плюсы: всё просто и понятно, относительно дешево, не требует дополнительного оборудования.
Минусы: человеческий фактор и очень сомнительная возможность подготовки аналитических и сводных отчетов по сотрудникам.
Вывод: очень слабый инструмент контроля.

Плюсы: исключен человеческий фактор, данные хранятся долгое время, простой оперативный контроль и подготовка отчетов.
Минусы: систему можно обмануть (зависит от ее сложности), потеря карточек, высокая стоимость оборудования и внедрения.
Вывод: самый распространенный инструмент, каждая компания может выбрать уровни контроля и стоимость в зависимости от потребностей и возможностей.

Плюсы: позволяет получить полную информацию о сотрудниках, данные доступны продолжительное время, наличие камеры дисциплинирует и минимизирует случаи обмана системы.
Минусы: высокая стоимость оборудования и внедрения, необходимы дополнительные нормативные документы, регулирующие процесс видеосъемки.
Вывод: хороший инструмент при правильном использовании.

Плюсы: ограничивает перемещения, не связанные с работой, не требует дополнительных затрат при уже работающей СКУД.
Минусы: не всегда позволяет определить, чем занимается сотрудник на рабочем месте ― работой или личными делами (зависит от характера работы).
Вывод: можно использовать как дополнительный инструмент.

Плюсы: обеспечивает комплексный учет и контроль.
Минусы: подходит не для всех видов работы, затраты на внедрение и обучение сотрудников, возможный саботаж со стороны коллектива.
Вывод: must have для видов бизнеса, связанных с продажами товаров и услуг.

Плюсы: в любой момент времени понятно, чем заняты работники.
Минусы: дополнительные затраты, возможен обман системы ― специальные скрипты, имитаторы работы мышкой и т.д.
Вывод: полезно для контроля удаленных сотрудников.

Теперь в вашем распоряжении большой объём информации с данными учета рабочего времени. Вы можете выявить:

• неэффективных сотрудников,
  
• недоработки в системе постановки производственных задач,
  
• ошибки в рабочих процессах,
  
• недостаточный/чрезмерный контроль реализации,
  
• даже утечку информации к конкурентам.

Вопрос — как вы будете это делать? Некоторые системы контроля позволяют формировать сводные отчеты. Но есть и такие, где потребуется привлечение человека для обработки данных — например, просмотр записей экрана или прослушивание телефонных звонков.

Поэтому при внедрении любой системы необходимо сразу предусмотреть дополнительные расходы на обработку всей полученной информации.

Да, внедряя систему контроля вы можете хорошо сэкономить.

Теперь у вас есть данные о фактически отработанном времени по каждому сотруднику. И неопровержимые доказательства в виде отчетов контролирующих систем.

Вы имеете полный комплект моральных и юридических оснований оплачивать сотрудникам только фактически отработанное время. Как внедрить эту систему юридически грамотно мы уже рассказывали.

И ещё одна хорошая новость — это можно автоматизировать, внедрив интеграцию СКУД и 1С через PROSTO:СКУД.

И тогда:

• можно интегрировать любые системы СКУД (Bolid, Sigur, PERCo, RusGuard и др.) и 1С;
  
• заполнять автоматически табель учета рабочего времени и рассчитывать зарплату только за фактически отработанное время;
  

• бухгалтерия и отдел безопасности не будут дублировать свои отчеты;
  
• любые изменения персональных данных и уровней доступа будут моментально доступны всем службам;
  
• отчеты о эффективности работы в разрезе сотрудников и подразделений будут точны, просты и понятны.

Подробно о преимуществах для руководителя организации и каждого подразделения от внедрения PROSTO:СКУД мы писали в этой статье.

На любые вопросы, связанные с PROSTO:СКУД, вам с удовольствием ответят наши специалисты. Звоните по телефону 8 800 600 25 01 или просто оставьте заявку на сайте.