Что делать, если графики в 1С и фактические проходы по СКУД не совпадают

Система контроля доступа отвечает за регистрацию фактов присутствия. Она не знает, должен ли конкретный сотрудник работать с 8:00 до 17:00 или у него сегодня другая смена.

1С, наоборот, не видит сам момент прохода через турникет. Она использует данные учета рабочего времени и сравнивает их с установленным графиком.

Например, сотрудник пришел на предприятие в 7:55. СКУД фиксирует вход. Но в 1С у него установлен график с началом работы в 12:00, потому что сотрудника временно перевели во вторую смену, а изменение еще не внесли.

Обе системы работают правильно, но результат расчета будет отличаться.

Первое, что стоит проверить при расхождении, актуальность графиков.

Особенно на предприятиях со сменной организацией работы, где сотрудники могут меняться сменами, выходить вне основного графика или временно заменять коллег.

Например, руководитель подразделения согласовал сотруднику выход в другую смену. Сотрудник фактически отработал день, СКУД это зафиксировала, но в 1С остался старый график.

Чтобы избежать таких ситуаций, важно, чтобы изменения графиков своевременно попадали в систему учета.

На крупных предприятиях сотрудник может проходить через несколько зон:

• парковка;
• проходная предприятия;
• административное здание;
• производственный участок и др.

СКУД фиксирует все события, но не каждое из них должно использоваться для расчета рабочего времени.

Если в настройках не определить, какой именно проход считается началом рабочего дня, могут появляться расхождения.

Например, сотрудник прошел через центральную проходную в 7:50, но в производственный корпус попал только в 8:15. В зависимости от настроек система может учитывать одно или другое событие.

Есть и другой отчет «Анализ посещений сотрудников по данным СКУД», он показывает плановое и фактическое начало смены, первый вход, последний выход, аналитику трудовой дисциплины на момент начала и окончание смены. Наши клиенты используют этот отчет настроив его рассылку на электронную почту руководителям подразделений, мастерам в цехах установив в настройках фильтры по опозданиям и ранним уходам.

На предприятиях часто используются:

• ночные смены;
• суммированный учет рабочего времени;
• гибкие графики;
• выходы в выходные дни.

Например, сотрудник начинает смену в 20:00 и заканчивает в 08:00 следующего дня. Для человека это одна рабочая смена, но для информационной системы важно правильно определить, к какому дню относятся события входа и выхода.

Без корректных настроек могут появляться:

• лишние опоздания;
• неверный расчет продолжительности смены;
• ошибки при формировании табеля.

Если графики актуальны, а расхождения сохраняются, стоит проверить интеграцию.
Какие могут быть технические причины:

• сотрудник есть в СКУД и 1С под разными идентификаторами;
• новый пропуск не связан с учетной записью сотрудника;
• часть контроллеров не передает события;
• обмен между системами выполняется с задержкой;
• изменились настройки доступа.

Важно: проблемы интеграции обычно имеют массовый характер. Если ошибка возникает только у нескольких сотрудников, чаще всего причина находится в графиках или например в том что, сотрудник использует старую карту доступа.

Для диагностики стоит пройти несколько этапов:

1. Проверить есть ли событие в журнале СКУД? Корректно ли указаны время и сотрудник?
2. Выяснить какой режим работы установлен у сотрудника на эту дату? Были ли изменения?
3. Проверить правила расчета: какие события система использует как начало и конец рабочего времени?
4. Проверить передаются ли все необходимые данные и корректно ли они сопоставляются?
5. Проверить связь объектов между системами

Бывает так, что заменили контроллер СКУД, а в 1С не обновили данные. Также частые случаи когда сотруднику завели в СКУД дублирующий профиль и к нему привязали карту, а профиль связанный с 1С остался без внимания.

Чтобы снизить количество расхождений, необходимо обеспечить корректное сопоставление фактического времени и установленного графика.

PROSTO:СКУД позволяет использовать данные системы контроля доступа для автоматизированного учета рабочего времени:

• получает информацию о проходах сотрудников;
• сопоставляет события с графиками работы;
• учитывает настройки предприятия;
• помогает формировать корректный табель в 1С.

В результате кадровая служба работает не с массивом необработанных данных, а с подготовленной информацией и исключениями, которые требуют внимания.

Если графики в 1С и фактические проходы по СКУД не совпадают, это не означает, что одна из систем работает неправильно.

Чаще всего причина находится на стыке процессов: графики изменились, данные не синхронизированы или правила учета настроены не под фактическую организацию работы.

Автоматизация учета рабочего времени помогает сделать расчеты прозрачнее, снизить нагрузку на кадровую службу и минимизировать количество спорных ситуаций.

Хотите понять, почему в вашей компании возникают расхождения между графиками 1С и проходами СКУД?

Мы поможем определить причину и подобрать оптимальную схему автоматизации учета рабочего времени.

Может ли СКУД автоматически исправлять ошибки в графиках 1С?
Нет. СКУД фиксирует фактические события — время входа и выхода сотрудника. Она не может определить, почему сотрудник работал в другое время. 

Нужно ли кадровому специалисту вручную проверять каждый проход?
При правильно настроенной интеграции — нет. Автоматизация не исключает контроль полностью, но вместо проверки всех сотрудников специалист работает только с отклонениями. 

Почему расхождения появляются только у отдельных сотрудников?
Если проблема возникает у нескольких человек, а у остальных данные совпадают, чаще всего причина не в интеграции. Стоит проверить графики, учетные записи, корректность привязки пропуска, настройки индивидуальных графиков. 

Как уменьшить количество расхождений между СКУД и 1С?
Для этого необходимо синхронизировать три задачи:

• вести актуальные графики работы сотрудников;
• получать корректные данные о фактических проходах;
• настроить правила расчета рабочего времени соответствующие специфике учета рабочего времени на конкретном предприятии.

PROSTO:СКУД помогает решить эти задачи в едином процессе: система получает информацию из СКУД, сопоставляет ее с настройками рабочего времени и рассчитывает фактическое рабочее время согласно утвержденным правилам сразу  в 1С.

Подробнее о возможностях интеграции можно узнать в официальной документации PROSTO:СКУД.