23.06.2022

Совместно с группой ИТ-компаний «Ланит» мы выполнили проект для одного из крупнейших автомобильных холдингов России, который выпускает 520 единиц техники в смену. На 2022 год численность работающих сотрудников составляет порядка 25000 человек, а списочный состав всех трудоустроенных — 40000 человек.

Холдинг объединяет большое количество предприятий и относящихся к ним различных кадровых учетных систем. Каждое предприятие ведет свою базу с таблицами, куда стекаются данные об организационной структуре, сотрудниках и их кадровой истории, о графиках работы и отклонениях от них (отпуска, сверхурочная работа, больничные).

На предприятии использовали систему контроля и учета доступа «АССаД», которую в 2020 году начали постепенно заменять на «RusGuard». Также работу вели с 1С:ЗУП, АИС, прочими базами и источниками данных. Информация из всех источников консолидировалась в интеграционных таблицах на Oracle.

С обеими СКУД отсутствовала интеграция других учетных систем, что влекло за собой ряд сложностей:

1. Очень трудоемкой была сверка план-факта рабочего времени сотрудников. Плановые данные о рабочем времени из 1С:ЗУП и фактические данные о входах-выходах сотрудников из СКУД выгружали в базу на Oracle и приводили к единому формату, чтобы сформировать отчет.
   
2. Неоптимальным был процесс внесения данных о новых сотрудниках в СКУД и изменений по ранее внесенным сотрудникам. Сотрудники службы безопасности холдинга вручную заносили ФИО, табельный номер, юридическое лицо, подразделение.

Целью проекта было создание единого интерфейса для получения всей необходимой информации по контролю персонала.

Задачами было обеспечить руководителей и сотрудников подразделений по работе с персоналом и по защите ресурсов инструментом, который позволит получить доступ к информации по рабочему времени сотрудников, снизить трудоемкость при формировании отчетности.

Требовалось реализовать ведение учета по нескольким юридическим лицам в одной базе, исключить ручной ввод и корректировки информации. Кроме того внедряемая система должна иметь понятный интерфейс, рассчитанный на неподготовленных пользователей.

Первым шагом мы реализовали типовую работу нашей коробки «PROSTO:СКУД» и перенесли в неё все исторические данные о сотрудниках и кадровой истории с нужной заказчику глубиной — начиная с 1970 года.

Далее выполнили ряд интеграционных решений:

1. Интеграция со старым СКУД «АССаД» в части загрузки данных о входах и выходах сотрудников.

2. Нетривиальная интеграция СКУД «RusGuard» и «PROSTO:СКУД». Конечно, «RusGuard» поддерживает импорт из Excel, но только в виде ручных загрузок отдельных файлов. Мы же сделали постоянный автоматизированный обмен данными между системами — это более удобный и гибко настраиваемый вариант.

Из базы на Oracle наша система «PROSTO:СКУД» берёт данные о сотруднике, оргструктуру, графики работы, кадровые истории, отклонения (отпуска, больничные листы). Из СКУД «RusGuard» загружаем в нашу систему фактическое время. В СКУД выгружаем сотрудников, группы доступа.

3. Упростили создание групп доступа в СКУД «RusGuard». На предприятиях заказчика есть тысячи подразделений, для каждого из которых приходилось вручную создавать группы доступа в СКУД. Теперь группы доступа создаются автоматически на основе данных о подразделениях в «PROSTO:СКУД». Если сотрудник перешел из одного подразделения в другое, то в СКУД он автоматически перекидывается из одной группы доступа в другую, которая соответствует новому подразделению.

4. Интеграция с порталом учета данных удаленных сотрудников.

Таким образом, мы сделали систему учета рабочего времени по данным из СКУД, в том числе используя данные из исторической системы. Часть проходных еще остались на старом СКУД «АССаД», и сейчас неважно через какой СКУД проходит сотрудник — «АССаД» или «RusGuard» — в любом случае отработанное время для него считается правильно.

Поскольку одной из важных задач заказчика был контроль дисциплины сотрудников на предприятиях, мы сделали отчет, который сопоставляет плановое и фактически отработанное рабочее время и учитывает реальные данные из двух СКУД — «АССаД» или «RusGuard».

Также сделали электронный журнал отсутствий сотрудников по служебной необходимости в течение дня. Руководитель сотрудника формирует документ с описанием причины отсутствия и вносит данные в систему «PROSTO:СКУД».

Провели обучение для сотрудников заказчика по использованию системы «PROSTO:СКУД». Сделали большой пакет документации по всем интеграционным решениям: какие данные и откуда берутся, куда загружаются. Оказывали поддержку на этапе тестовой эксплуатации.

Следующим этапом проекта запланировали распространение системы на предприятия холдинга, на которых также будут заменять СКУД «АССаД» на «RusGuard». Когда новое здание предприятия переходит на «RusGuard», мы делаем для него синхронизацию данных. Объем данных запланирован большой, но поскольку система гибко настраивается, то заказчику останется только провести контроль синхронизированной информации.

Не будем умалчивать и о сложностях, с которыми мы столкнулись на проекте для автомобилестроительного холдинга. Не всегда всё шло гладко, однако мы выполнили проект и сделали выводы, которыми хотим поделиться:

1. Основная сложность проекта была в работе с очень большим объемом данных по более чем 200 организаций холдинга. К примеру, в справочнике физических лиц около 40000 записей. Данные находились в одной общей базе, которая была не сильно структурирована. Необходимо было правильно взять оттуда данные и записать их в нашу систему «PROSTO:СКУД». Цена ошибки была высокой. Мы рекомендуем крупным организациям начинать с внедрения проекта на одном подразделении и затем масштабировать на оставшиеся.

2. Заказчику потребовалось время на адаптацию к новой системе, так как ранее за много лет все привыкли вносить данные в несколько систем в разных форматах. Теперь же предстояло соблюдать новые правила создания и корректировки данных — вносить всё только один раз в систему «PROSTO:СКУД».

Для того чтобы помочь заказчику минимизировать вред от случайных ошибок в работе с данными, на следующем этапе проекта мы выполним обратную интеграцию СКУД и нашей системы «PROSTO:СКУД». Это поможет избежать проблем с дублированием данных, с синхронизацией изменений и других ошибок.

3. Коллектив на предприятиях заказчика не очень радостно воспринял изменения в процессах по работе с данными о сотрудниках. Ситуацию удалось сгладить за счет наглядной демонстрации работы новой системы с описанием всех преимуществ для сотрудников, которые раньше на какие-то процессы тратили недели, а теперь это выполняется за пару дней. Рекомендуем крупным компаниям проводить перед стартом проекта общее собрание для сотрудников, которых в первую очередь коснутся изменения, продемонстрировать новинки.

Вместе с внедрением нашей системы «PROSTO:СКУД» предприятие получило следующие результаты:

1. Единую базу данных с сотрудниками всех предприятий;
2. Гибкую систему для анализа трудовой дисциплины;
3. Разгрузили отдел безопасности, который вручную формировал отчеты;
4. Разгрузили мастеров цехов и начальников производственных участков;
5. В 2 раза ускорилось формирование табелей учета рабочего времени, что позволило сократить их количество;
6. Автоматизировали выгрузку информации в СКУД при приеме на работу;
7. Решена трудоемкая задача по созданию групп доступа на основе подразделений в СКУД «RusGuard»;
8. В результате повысилась эффективность труда, улучшилась трудовая дисциплина, автоматизирована работа кадровой службы.

Скачайте презентацию системы «PROSTO:СКУД» — готового решения для интеграции СКУД и 1С

«PROSTO:СКУД» не только автоматизирует формирование табеля в 1С, но и учитывает сложные графики работы и любые отклонения (больничные, отпуска, переработки, выход не в свою смену и др.).

Работает на 1С:ЗУП 3.1, 1C:ERP, 1С:КА 2 и других продуктах 1С на управляемых формах. Входит в реестр российского ПО.

Главные отличия решения — это гибкая настройка под любые бизнес-процессы вашей компании, одновременный обмен данными сразу с несколькими СКУД.