Производственный контур агрохолдинга «Третьяковское»  включает маслозавод и птицефабрику. Предприятия работают круглосуточно. В подразделениях свои графики, дневные и ночные смены. Перед расчетом выплат руководители готовят данные по своим сотрудникам, после чего информацию нужно собрать и проверить.

При таком масштабе проблема заключается уже не только в заполнении табеля и дисциплине. Нужно убедиться, что данные десятков рабочих процессов сходятся между собой и соответствуют тому, что происходило на предприятии фактически.

Одной из причин этого была большая доля ручной работы. Руководители подразделений передавали данные, после чего их необходимо было проверять и разбирать возникающие расхождения.

Например, сотрудник фактически был на предприятии, но его рабочее время не отметили. Или наоборот — в табеле появился рабочий день, который требовал дополнительной проверки.

При 2000 сотрудников даже небольшое количество таких ситуаций означает отдельную работу: найти расхождение, связаться с руководителем и выяснить, что произошло.

Задача была шире, чем просто ускорить заполнение таблицы. Компании требовался более прозрачный способ работы с данными о рабочем времени и проверка фактического присутствия сотрудников.

Логику будущего процесса со стороны компании определяла Никульшина Оксана Александровна, финансовый директор агрохолдинга «Третьяковское».

Она хорошо знала, как должен строиться учет рабочего времени внутри предприятия: какие данные необходимы, какие графики и ситуации нужно учитывать, что должен видеть пользователь при работе с системой.

Техническую часть взял на себя внутренний специалист системного обеспечения Евгений.

Так внутри компании сложилась небольшая рабочая команда: Оксана Александровна отвечала за бизнес-логику, Евгений — за ее техническую реализацию.

На предприятии уже использовался RusGuard, однако существующего функционала было недостаточно для сценариев с большим количеством производственных графиков.

С помощью PROSTO: СКУД данные системы контроля доступа связали с процессом учета рабочего времени в 1С. Теперь при работе с табелем специалист может опираться не только на информацию, поступившую от подразделений, но и на фактические данные о присутствии.

Основную работу по запуску со стороны «Третьяковского» вели два человека — финансовый директор Оксана Александровна Никульшина и специалист системного обеспечения Евгений.

Для предприятия с двумя крупными производственными площадками проект двигался достаточно быстро: по словам Елены, весь контур удалось запустить примерно за пару месяцев.

Это стало возможным благодаря тому, что внутри компании были и понимание бизнес-процесса, и техническая компетенция.

Такой вариант подходит компаниям, которые готовы самостоятельно взять на себя часть настройки. Если внутренних ресурсов или компетенций нет, запуск PROSTO: СКУД можно проводить как отдельный проект внедрения с участием команды интегратора.

Теперь руководители подразделений по-прежнему отвечают за данные своих сотрудников, но у специалиста появился дополнительный источник для их проверки — фактические события СКУД. Это особенно заметно в обычный расчетный период.

Перед выплатой аванса Елена, специалист по учету рабочего времени, запрашивает табели у подразделений. Часть данных приходит раньше, основной объем — ближе к расчету. После этого начинается проверка.

Раньше на весь процесс могла уйти рабочая неделя. Сейчас основной объем удается закрыть за несколько дней.

После запуска новый процесс работает в масштабе около 2000 сотрудников на двух крупных предприятиях.

1. Подготовка табеля ускорилась в 2 раза
Срок подготовки табеля сократился с 5 рабочих дней до 1−2,  а трудозатраты ответственных специалистов — на 30 человеко-часов в месяц. Теперь работа, которая раньше занимала практически всю рабочую неделю, выполняется быстрее.

2. Проверка данных стала предметнее
Специалист может сопоставлять сведения по подразделениям и 2000 сотрудникам с фактическими событиями проходов и разбирать конкретные расхождения. Система помогает выявлять отклонения, требующих проверки. PROSTO: СКУД сравнивает плановое время, кадровые отклонения и события входа и выхода по заданным правилам.

3. Сложные графики вошли в единый процесс
В системе учитываются графики работы, смены и подразделения. Это особенно важно для круглосуточного производства, где необходимо учитывать ночные часы, переработки, отсутствия и выходы сотрудников не в свою смену.

4. Появился дополнительный уровень контроля табеля
Данные табеля могут регулярно проверяться по событиям системы контроля доступа. За месяц система обрабатывает события входа и выхода, помогая выявлять расхождения между плановым временем и фактическим присутствием.

Опыт «Третьяковского» близок компаниям, где:

• работают сотни или тысячи сотрудников;
• есть сменные и индивидуальные графики;
• табели собираются по нескольким подразделениям;
• для проверки рабочего времени приходится отдельно обращаться к данным СКУД;
• перед закрытием периода много времени уходит на сверку и выяснение отклонений.

PROSTO:СКУД позволяет включить фактические данные СКУД непосредственно в процесс учета рабочего времени в 1С.