Как выбрать систему для интеграции СКУД и 1С: на какие 10 факторов обратить внимание

Интеграция СКУД и 1С может значительно упростить учет рабочего времени, сократить расход на ФОТ на 15−20% и улучшить трудовую дисциплину на предприятии. Однако далеко не каждое решение может гарантировать такие результаты. Расскажем о том, на какие аспекты стоит обратить внимание при выборе системы и интегратора, чтобы получить максимум пользы.

Оглавление:
1. Интеграция «на ручном управлении» или «полный автомат»
2. Готовое коробочное решение или собственная интеграция с нуля
3. Решение нестандартных учетных задач
4. Подключение сразу нескольких систем контроля и учета доступа в рамках одной интеграции
5. Прозрачные условия работы
6. Стоимость системы интеграции
7. Техподдержка после внедрения системы
8. Коммуникация со специалистами поставщика системы
9. Развитие софта и актуальность системы
10. Опыт компании разработчика

Производители оборудования СКУД предлагают стандартные модули интеграции с 1С. Однако без дополнительных доработок требуется ручное управление процессами. К примеру, обмен данными произойдет только по нажатию на кнопку «Синхронизировать». Нет нажатия — нет синхронизации данных в СКУД и 1С. Другой вариант: нужно скачать файлы из одной системы и загрузить в другую.

Полный автомат — это обмен данными на лету. Как только вы вносите новые данные о сотрудниках в 1С, информация автоматически появится в системе СКУД. Так работает «PROSTO:СКУД» — не нужно ничего нажимать, скачивать, загружать, потому что данные синхронизируются автоматически и постоянно.

Компания может разработать собственную интеграцию с нуля или приобрести готовое коробочное решение. Первый вариант кажется более привлекательным, потому что система настроена под организацию. Но на такие проекты нужна отдельная команда. При этом программисты компании будут параллельно работать над другими задачами. Потребуется время, чтобы изучить обе системы и внутренние бизнес-процессы в компании. В итоге на интеграцию уйдет от нескольких месяцев до года. А если посчитать затраты в человеко-часах, то интеграция с нуля окажется значительно дороже. Учтите, что внутренние разработчики не оформляют документацию о продукте и не составляют инструкции. А если кто-то из команды увольняется, то обслуживать систему становится сложнее.

У коробочного решения вы с самого начала понимаете стоимость, а установка занимает всего несколько дней. Уже есть разработанные инструкции и документация о системе. В готовых интеграциях учтен опыт других организаций, и могут быть все необходимые функции. Например, «PROSTO:СКУД» может по команде запустить станок, распечатать путевой лист, проанализировать данные о работе сотрудников или зафиксировать получение обеда. Даже если потребуется уникальная доработка, то подключится команда специалистов, которая годами работает со СКУД и знает нюансы разных систем.

Гибкость интеграции напрямую влияет на то, какими данными смогут обмениваться системы и какой функционал получит компания. Типовые модули интеграции СКУД и 1С практически не адаптируются под внутренние бизнес-процессы. Руководители и кадровики будут вынуждены обрабатывать массив данных вручную, учетные задачи будут и дальше отнимать несколько часов в день, а сложные процессы вряд ли получится автоматизировать.

На старте стоит определить фронт задач. Нужен ли автоматический контроль за трудовой дисциплиной, есть ли переходящие смены в компании, как должны считаться переработки. Может ли сотрудник попасть на рабочее место, если у него открыт больничный. Нужно ли ограничивать доступ к оборудованию, помещениям для некоторых сотрудников. Только после четкого формулирования задач можно выбирать решение.

Бывают случаи, когда на предприятии на входе стоят турникеты от одного производителя, а во внутренних помещениях — от другого. Даже если сейчас установлено оборудование от одного поставщика СКУД, потребность заменить его может возникнуть позднее. Когда решение не умеет взаимодействовать с несколькими СКУД, приходится работать в разных ПО со своим интерфейсом, сопоставлять показатели из разных источников. Советуем выбирать софт, который изначально поддерживает работу с неограниченным количеством СКУД от разных производителей одновременно.

Если поставщик системы на старте не может сориентировать по стоимости продукта, нет понятных правил работы техподдержки и разработчиков, стоит поискать другую компанию. В противном случае, вы можете месяцами ждать внедрения, платить за бессчетное количество ненужных доработок, а на выходе получить продукт, который не отвечает требованиям.

Добросовестные интеграторы указывают на сайте стоимость системы, лицензий, внедрения, часа работы сотрудника. Кроме понятных цен, IT-компания также предоставляет план внедрения, правила работы техподдержки, инструкции по настройке и использованию системы.

Вы можете упустить множество возможностей, если при покупке оборудования не закладываете расходы на интеграцию. Хорошее решение всегда окупается: компания может экономить более полумиллиона рублей ежемесячно за счет качественного учета часов сотрудников. Другой пример — это сокращение времени на обработку табеля. В среднем интеграция высвобождает 75 человеко-часов в месяц, которые эквиваленты 40 000 рублей.

Качественное коробочное решение можно купить примерно за 100 тысяч рублей. Конечно, есть модули и за 20 тысяч, но они ограничены в возможностях. Как правило к основой интеграции требуются дополнения, которые в итоге выйдут дороже, чем коробочное решение.

Однако также важно помнить, что сложные бизнес-процессы все же могут потребовать серьезных доработок, которые будут считаться отдельно. По нашему опыту адекватная ставка часа работы программиста 2,5 — 3 тысячи рублей.

При работе с любой системой у конечных пользователей возникают вопросы, которые не удается решить своими силами. В компании может измениться часть процессов, и тогда потребуется консультация специалистов. Поэтому важно найти интегратора с хорошей техподдержкой. Узнайте порядок оказания услуг: нужно ли сначала заплатить, чтобы проблему приняли к рассмотрению. Интеграторы с лояльной техподдержкой готовы провести первичный анализ и только после этого сориентировать по стоимости работ.

Другой важный показатель — это скорость реакции. Если интегратор отвечает несколько дней, «уточняет информацию у специалиста», и ему нужно постоянно напоминать о себе, вряд ли с такой организацией стоит сотрудничать. На старте лучше сразу узнать, максимальное время ответа и среднюю скорость решения вопроса. Уточните, есть ли бесплатная техподдержка в первые месяца работы. Это особенно важно, когда сотрудники только начинают осваивать продукт.

Уже после первого разговора с разработчиками ясно, как будет выстроена работа. Если интеграторы не интересуются бизнес-процессами компании, не предлагают варианты решения, а обратного звонка приходится ждать неделями, это не лучший вариант. Опытные, могут не только настроить решение под конкретную организацию, но готовы объяснить, как работает система и где можно сэкономить.

Также важно понимать: чем больше предприятие и шире задачи, тем сложнее система и выше потребность в доработках. Внедрение адаптированной под бизнес-процессы интеграции может занять несколько месяцев и стоить довольно дорого. Выбирайте тех, кто включается в задачи и проблемы, может поделиться опытом других компаний и рассказывает о ходе проекта.

Если интеграция изначально была настроена под компанию, то вносить корректировки не понадобится. В этой части законодательство редко меняется. Поэтому хорошая интеграция будет довольно устойчивой. С другой стороны, типовые решения от 1С и СКУД регулярно обновляют структуру: могут измениться логика, реквизиты. Иногда при обновлении одной из систем интеграция может перестать работать. Перед покупкой уточните, какие конфигурации 1С и СКУД поддерживаются, есть ли у разработчиков свежие кейсы.

Можно также посмотреть, когда вышла последняя версия продукта. Если обновление датируется 2018 годом, продукт вряд ли развивается. А значит компания не будет получать новые функции, не сможет со временем улучшить экосистему или после очередного обновления 1С останется без интеграции.

Тут нужно обратить внимание на два аспекта: сколько лет компания занимается интеграциями и является ли это направление основным. Можно найти опытных разработчиков, которые по факту только несколько раз внедряли подобное решение. Или интеграция СКУД и 1С — это второстепенный продукт, в который не вкладываются. Если IT-компания активно работает в этом направлении больше 5 лет, то разработчики могут понять внутренние процессы, внесут предложения и укажут на возможности, которые не были учтены.

Так при выборе учитывайте реальный и гипотетический список бизнес-задач. Задавайте вопросы менеджерам, спросите, есть ли коробочное решение и что оно умеет. Уточняйте из чего складывается стоимость и как работает техподдержка. Обязательно узнайте, сколько лет компания занимается интеграциями и когда в последний раз обновлялся софт.